Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA “HORENSO” LÀ GÌ. TẠI SAO ĐÔI KHI NÓ ĐƯỢC COI LÀ “LỖI THỜI” VÀ CÁCH THIẾT LẬP THUẬT NGỮ NÀY VÀO CÔNG TY

Khái niệm “Horenso”, "Kakurenbo", "Sora-Ame-Kasa", "Zassou"

“Horenso” nền tảng của giao tiếp kinh doanh, là một kỹ năng thiết yếu đối với chuyên gia làm việc. Tại các tổ chức nơi “Horenso” được thiết lập vững chắc thường có sự hợp tác suôn sẻ hơn và quy trình làm việc nhanh hơn. Ngược lại, việc thiếu hoặc chưa đúng cách có thể dẫn đến những sự cố và vấn đề không lường trước được. Bài viết này tham khảo từ “hrpro.co.jp” giải thích ý nghĩa và tầm quan trọng của “Horenso” các điểm chính để thực hiện hiệu quả, phương pháp thiết lập thuật ngữ này vào trong công ty của bạn, lý do tại sao được coi là “Lỗi thời”, giới thiệu các phương pháp truyền tải thông tin mới như “Kakurenbo” hay “Sora-Ame-Kasa”, “Zassou”!

ĐỊNH NGHĨA HORENSOU LÀ GÌ

 

“Horenso” là một từ viết tắt từ ba động từ thuộc nhóm 3 trong Tiếng Nhật đó là “Houkokusuru-báo cáo”, “Renrakusuru-liên lạc”, “Soudansuru-trao đổi, tham vấn” Mặc dù 3 động từ này đều liên quan đến việc truyền đạt thông tin tới đối phương, nhưng chúng khác nhau về mục đích và ý nghĩa.

Báo cáo : Thông báo tiến độ và kết quả công việc cho cấp trên cũng như những bên liên quan. Liên lạc : Chia sẻ thông tin và tiến độ liên quan đến công việc với cấp trên và các bên liên quan. Trao đổi : Tìm kiếm lời khuyên và ý kiến từ cấp trên cũng như các bên liên quan về công việc.

 

TẦM QUAN TRỌNG VÀ MỤC ĐÍCH CỦA HORENSO

 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tại sao “Báo cáo, Liên lạc, Trao đổi” lại quan trọng và mục đích của nó là gì.

þNâng cao hiệu quả công việc.

Thường xuyên thực hành “Báo cáo, Liên lạc, Trao đổi” tiến độ và thách thức trong công việc sẽ trở nên rõ ràng hơn, cho phép giao tiếp suôn sẻ hơn. Nói cách khác, người quản lý có thể dễ dàng đưa ra chỉ thị phù hợp hơn, và cấp dưới đón nhận thông tin hành động nhanh chóng theo chỉ thị đó. Hơn nữa, việc chia sẻ thông tin cần thiết giúp giảm bớt khối lượng công việc không quan trọng, từ đó cải thiện hiệu quả công việc hơn.

þPhòng chánh sự cố.

Bằng cách thực hiện quỳ trình “Horenso” giúp phòng ban, tổ chức hiểu rõ tình hình, nên có thể nhanh chóng phát hiện nguyên nhân sai sót trong công đoạn nào để đưa ra giải pháp ngăn ngừa sự cố trước khi nó có thể xẩy ra.

þVấn đề sớm được tháo gỡ.

Khi báo cáo và có tham vấn kịp thời, những vấn đề thiếu sót liên quan đến công việc, các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện sớm, giúp giảm thiểu thiệt hại.

þXây dựng được lòng tin bền chặt.

Với việc thường xuyên chia sẻ thông tin và giao tiếp thông qua “Horenso” giúp chúng ta hiểu thêm về nhau hơn, hợp tác sẽ được thúc đẩy, dẫn đến cải thiện mối quan hệ giữa cá nhân trong tổ chức. Chẳng hạn như giữa cấp trên và cấp dưới, hay giữa các đồng nghiệp. Khi lòng tin được củng cố thì sự gắn kết nhóm cũng sẽ tăng cao và góp phần cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức.

þTiến độ công việc được hiểu rõ.

Người quản lý có thể lắm bắt chính xác tiến độ công việc của cấp dưới. Nếu có sự chậm trễ, quản lý nhanh chóng có biện pháp cung cấp hỗ trợ phù hợp để đối ứng, đồng thời cân nhắc được gánh nặng hay mức độ tổn thất phía dưới có thể gánh chịu.

þHiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu.

Thông qua việc báo cáo hằng tuần, điểm mạnh điểm yếu của nhân viên dễ dàng hiểu rõ hơn. Nếu như tốc độ làm việc đạt, ít cần tham vấn hơn thì có thể đánh giá việc họ làm tốt. Một lần nữa, người quản lý dựa vào kết quả đó để có phương pháp hướng dẫn đào tạo, tận dụng điểm mạnh của cấp dưới và bù đắp điểm yếu của họ, đồng thời cũng có thể bố trí nhân sự vào các vị trí phù hợp.

 

NHỮNG ĐIỂM CHÍNH CỦA HORENSO

 

Bài viết này sẽ giới thiệu 6 điểm quan trọng để thuật ngữ Horenso đạt hiệu quả.

þThông tin cần truyền đạt chính xác.

Cách diễn đạt mơ hồ, thông tin thiết sót có thể dẫn đến hiểu nhầm vấn đề. Điều cần thiết là phải truyền đạt ngắn gọn, rõ ràng dựa trên sự kiện cũng như dữ liệu cụ thể để đối phương có thể hiểu chính xác nội dung trình bày.

þHãy thực hiện đúng thời điểm.

Việc báo cáo không nên thực hiện quá muộn hay quá sớm. Khi trì hoãn truyền đạt sự cố có nguy cơ làm trì hoãn các biện pháp đối phó và làm trần trọng thêm vấn đề, nhưng khi thông tin sớm quá thì người nhận họ sẽ không thể đưa ra quyết định. Do đó thông tin đặc biệt quan trọng và các vấn đề cấp bách cần được truyền đạt đúng thời điểm.

þNên bắt đầu báo cáo bằng kết luận.

Dù nói hay viết, điều quan trọng là phải nêu được kết luận trước. Việc truyền đạt những điểm chính ngay từ đầu, đối phương sẽ dễ hiểu hơn. Thông tin nền có thể được bổ sung sau, việc đặt câu hỏi hoặc xin ý kiến cần thiết sẽ hiệu quả hơn. ”Bây giờ Sếp có tiện nghe máy không, anh chị có rảnh không”

Trước khi báo cáo, nên cân nhắc tới sự thuận tiện và hoàn cảnh của đối phương. Khi xin tham vấn vào thời điểm bận rộn hoặc khi đối phương đang tham dự cuộc họp quan trọng, có thể gây ra sự bất tiện cho họ.

þKhông nên lẫn lộn giữa sự thật và ý kiến cá nhân.

Đảm bảo phân biệt rõ ràng giữa sự thật và cảm xúc cá nhân. Việc này có thể gây hiểu nhầm cho người nhận.

þNên suy nghĩ về các giải pháp vấn đề trước.

Không chỉ truyền thông tin, bạn cũng có thể đưa cho đối phương phán đoán, giả thiết để vấn đề nhanh chóng được giải quyết. Thái độ đề xuất giải pháp được xem là sẵn sàng chủ động khắc phục vấn đề giúp tăng cường độ tin cậy.

 

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP THUẬT NGỮ “HORENSO” TRONG NỘI BỘ CÔNG TY

 

Bài viết này giải thích cách thức triển khai và thiết lập hệ thống “Báo cáo – Liên Lạc – Trao đổi” trong một tổ chức Hội Xã.

þKhông nên quá chú trọng vào câu hỏi tại sao.

Việc tập chung quá nhiều để chỉ trích có thể gây áp lực lên nhân viên. Về mặt tâm lý có thể khiến họ trách việc báo cáo, hay làm chống đối. Điều quan trọng phải biến việc báo cáo thành thói quen. Thay vì đòi hỏi sự hoàn hảo, nên ưu tiên việc chia sẻ thông tin kịp thời, tạo ra môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi thực hiện. Khuyến khích họ chia sẻ thông tin ngay cả khi đó chỉ là một bản ghi nhớ ngắn, giúp nhân viên nhận ra rằng những báo cáo nhỏ đó cũng có giá trị.

þThiết lập quy tắc và hệ thống.

Nên thiết lập những quy tắc sau để làm rõ quy trình

Ví dụ ・Tần suất cần báo cáo : Sáng thứ 4 hàng tuần, ngày thứ 6 cuối cùng của mỗi tháng... ・Phương thức liên lạc : công cụ trò chuyện, Zalo, Email, điện thoại trong trường hợp khẩn... ・Thời điểm : bất cứ khi nào cần sự hỗ trợ...!

 

þSử dụng công cụ hỗ trợ.

Ngoài email và cuộc gọi điện thoại, việc triển khai các công cụ trò chuyện và chia sẻ thông tin là một cách hiệu quả để giao tiếp và báo cáo thông tin. Nó sẽ giúp lưu trữ dữ liệu cho phép xem xét và đánh giá lại sau này.

þTổ chức đào tạo và huấn luyện.

Đưa thuật ngữ “Horenso” vào chương trình đào tạo nhân viên mới, giúp họ hình thành thói quen ngay từ giai đoạn đầu cùng công ty. Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia tập huấn đào tạo, để có thể nắm bắt kịp thời những thay đổi mới giúp họ khẳng định lại tầm quan trọng của Horenso.

 

VÌ SAO NÓI “HORENSO” ĐƯỢC COI LÀ LỖI THỜI, KHÔNG PHÙ HỢP VỚI THỜI KỲ NÀY

 

Phương pháp này không theo kịp tốc độ và tính linh hoạt cần thiết trong môi trường kinh doanh hiện đại. Quá chú trọng vào các mối quan hệ thứ bậc đôi khi gây cản trở tốc độ ra quyết định và giải quyết vấn đề ở cấp độ vận hành, trong khi việc tạo ra quá nhiều tài liệu và các cuộc họp thường xuyên có thể làm giảm hiệu quả. Hơn thế, việc chú trọng vào thủ tục hình thức vô tình làm mất đi mục đích và ý nghĩa ban đầu của việc chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên, khi xem xét thận trọng những điểm của “Horenso” chúng tôi đã đề cập ở phía trên cũng như mục địch sau đây để thiết lập “Horenso” có hiệu quả.

[THỜI ĐIỂM, TẦN SUẤT, ĐỐI TƯỢNG LIÊN LẠC, PHƯƠNG TIỆN LIÊN LẠC, NỘI DUNG RÕ RÀNG, LƯỢNG THÔNG TIN TRUYỀN TẢI]

Khách quan mà nói, phương pháp “Horenso” tự nó không hề lỗi thời. Điều quan trọng là khi nhìn nhận vào ý nghĩa ban đầu của nó, người áp dụng phải biết loại bỏ sự lãng phí, chia sẻ thông tin cần thiết và đúng thời điểm.

 

THUẬT NGỮ CHIA SẺ THÔNG TIN KHÁC

 

Cuối cùng, chúng tôi sẽ giới thiệu ba phương pháp chia sẻ thông tin khác cũng có thể được sử dụng trong kinh doanh.

・Kakurenbou (Xác nhận).

Kakurenbou cũng là từ viết tắt từ ba động từ thuộc nhóm 3 trong Tiếng Nhật đó là “Kakuninsuru-xác nhận”, “Renrakusuru-liên lạc”, “Houkokusuru-thông báo, báo cáo. Là từ ghép nên nó đã biến âm `Ho’ thành `Bo’ ” đây là thuật ngữ phù hợp để tăng cường tính tự chủ của nhân viên. Thường được sử dụng giữa cấp trên và cấp dưới, đặc biệt nhấn mạnh vào việc XÁC NHẬN. Trong khi “Horenso” có ưu điểm là cho phép cấp trên nhanh chóng đưa ra chỉ thị các biện pháp đối ứng khi có vấn đề phát sinh thông qua việc “trao đổi” cùng cấp dưới, thì “Kakurenbou” cho phép cấp dưới “Xác nhận” với cấp trên dựa trên phán đoán của riêng họ, giúp dễ dàng trau dồi khả năng tư duy và hành động độc lập.

・Sora – Ame – Kasa.

Là một khuôn khổ tư duy được phát triển tại văn phòng Mckinsey Japan. Người ta nói rằng bằng cách nhận thức được ba bước sau, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được tình huống.

Sora : ý nghĩa là “bầu trời” nhìn lên trời, thấy trời đang có nhiều mây. (sự thật) Ame : ý nghĩa là “mưa” hình như trời sắp mưa rồi.! (nhận định phán đoán, diễn giải) Kasa : ý nghĩa là “cái ô, dù” tôi sẽ mang ô (chuẩn bị đối ứng)

 

Khung tư duy này bao gồm việc nhận diện chính xác “Sự thật” diễn giải và đánh giá vấn đề để hiểu rõ những gì có khả năng xẩy ra, và sau đó xem xét “hành động” dựa trên sự hiểu biết đó. Khi truyền đạt thông tin theo khung tư duy này, sự nhầm lẫn giữa người nói và người đón nhận ít có sự hiểu nhầm hơn, dẫn đến vấn đề được giải quyết nhanh hơn.

・Zassou (Trò chuyện xã giao).

Zassou được viết tắt từ hai động từ thuộc nhóm 3 trong Tiếng Nhật đó là “Zatsudansuru-nói chuyện phiếm”, “Soudansuru-trao đổi, tham vấn” là thuật ngữ truyền đạt thông tin thông qua những cuộc trò chuyện thường ngày và trao đổi khi có vấn đề. So với phương pháp “Houreso” trang trọng, thì việc chia sẻ thông tin trong bầu không khí thoải mái sẽ dễ dàng và tự nhiên hơn, tạo ra môi trường thuận lợi cho việc đàm phán. Tuy nhiên, việc đón nhận từ phía người nghe là cần thiết, nếu tự nhiên quá và quá trình trò chuyện không được kiểm soát, rất dễ bị bỏ sót thông tin quan trọng. “Anh chị có để ý thấy, trước khi bàn về công việc, các bác Nhật hay nói chuyện đề cập đến những sự việc rất đỗi bình thường trong cuộc sống hằng ngày hay không!”

 

KẾT LUẬN

 

Horenso là nền tảng tuyệt vời trong giao tiếp kinh doanh, và là kỹ năng quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc cũng như để xây dựng lòng tin. Là một nhà quản lý nhân sự, điều quan trọng là phải khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin kịp thời trong tổ chức, và tạo môi trường làm việc lành mạnh. Hơn nữa, bằng cách kết hợp những phương pháp “Kakurenbou”, “Sora-Ame-Kasa”, “Zassou” tùy thuộc vào mục đích lại với nhau có thể xây dựng một quy trình truyền tải thông tin phù hợp với tổ chức đó. Tại sao không sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo để xem xét lại phương pháp giao tiếp nội bộ trong công ty của anh chị.

Thiết bị đo nhiệt kế của lõi dây kim loại RMT-01

Sử dụng : Cảm biến nhiệt loại K, phạm vi nhiệt độ khả dụng 10～250℃

Hiệu: Takikawa Vision Inc-Nhật Bản

Hotline: (+84)93-1375-688 (24/7)

Email: support@vietut.vn

Trân trọng !